La Oficina Fiscal

Cuál es el objetivo del nuevo modelo organizativo

Su objetivo es ofrecer un servicio más eficaz y eficiente, capaz de dar respuesta a los principios de especialización e implantación territorial que rigen el funcionamiento del Ministerio Fiscal.

Con el fin de establecer una nueva estructura organizativa homogénea, siguiendo el esquema de la Fiscalía General del Estado, la estructura y organización de la Oficina Fiscal de Euskadi fue acordada en la reunión del 11 de marzo de 2011 de la Comisión Mixta de Coordinación de la Administración General de la Comunidad Autónoma Vasca y el Ministerio Fiscal.  La Orden de 6 de febrero de 2012, de la Consejera de Justicia y Administración Pública, por la que se determina la estructura y organización de la nueva Oficina Fiscal en Euskadi, recoge el contenido íntegro del acuerdo.

Asimismo, el Decreto 18/2012, de 14 de febrero, aprueba las relaciones de puestos de trabajo de la Oficina Fiscal de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Claves de la nueva Oficina Fiscal

La nueva estructura organizativa de la Oficina Fiscal se fundamenta en:

• La Oficina Fiscal es un centro de destino único
• La coordinación
• La especialización del trabajo
• La articulación e implantación territorial
• La mejora significativa de la eficacia, eficiencia y capacidad de respuesta en la gestión de los centros de destino del Ministerio Fiscal

Los principales retos que se persiguen son los siguientes:

• La búsqueda de una estructura y método de trabajo que no esté condicionada por la propia organización de los órganos judiciales, sino que responda de manera efectiva al trabajo que las normas legales demandan del mismo.
• La introducción de un marco común para evitar que surjan múltiples modelos de organización y distribución del trabajo. La normalización de los criterios de actuación de todas las Fiscalías. Dentro de este marco común, atender las características específicas de los diferentes ámbitos de actuación de la Fiscalía.
• El establecimiento de mecanismos que garanticen una verticalidad en su estructura, que facilite el control sobre la actividad realizada por el personal funcionario.
• La centralización de las funciones individuales del personal funcionario, para especializar y optimizar su funcionamiento, y facilitar el control sobre la actividad realizada.
• La correspondencia entre los diferentes perfiles existentes (personas de la carrera fiscal y personal funcionario), para que realicen funciones adecuadas a su responsabilidad, categoría y capacidad técnica.

Estructura de la Oficina Fiscal en Euskadi

En Euskadi se articulan cinco Oficinas Fiscales:

• Oficina Fiscal de la CAPV.
• Oficinas Fiscales Provinciales de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa.
• Oficina Fiscal de la Sección Territorial en Barakaldo.

Las personas al frente de la Fiscalía Superior y las Fiscalías Provinciales dirigen la Oficina Fiscal. El personal al servicio de la Administración de Justicia de las Oficinas fiscales depende funcionalmente de ellos mientras que, orgánicamente, depende del Director o Directora del Gobierno Vasco responsable de las competencias transferidas en materia de personal.

Las Oficinas Fiscales contarán con la figura del gestor o gestora responsable, que gestionará y coordinará la Oficina, bajo la dirección del o la Fiscal y según las directrices establecidas en el sistema de gestión de calidad.

Además, la Fiscalía Superior y las Fiscalías Provinciales cuentan con una secretaría personal cuya principal función consiste en prestar la asistencia requerida a los cargos de los que dependen.

Cada Oficina Fiscal Provincial, así como la Sección Territorial de Barakaldo, se estructura en torno a dos equipos: el equipo de tramitación y el equipo general.

Funciones y tareas de la Oficina Fiscal

La Oficina Fiscal sirve de soporte y apoyo a la actividad del Ministerio Fiscal a través de la prestación de una serie de servicios como son los siguientes:

1. Procesar informáticamente o, en su caso, escanear y digitalizar las denuncias, comparecencias y demás documentos.
2. Recepcionar física o telemáticamente atestados, solicitudes, escritos, documentos, actos de comunicación, correo, expedientes, piezas de convicción, etc., y proceder a su examen conforme al Protocolo de Actuación que se establezca, en atención a los diferentes ámbitos de actuación de la Fiscalía  
3. Catalogar y repartir las entradas y gestionar las notificaciones y la fórmula «vistos».
4. Dar número a las actuaciones fiscales en materia de menores, diligencias preprocesales y diligencias de investigación y elaborar el expediente físico o digital.
5. Rellenar extractos y documentos estandarizados.
6. Documentar informáticamente las calificaciones, resoluciones, informes y demás escritos del Ministerio Fiscal y los despachos que de la misma se deriven. 
7. Preparar, desarrollar y documentar todo acto procesal que deba practicarse en la Fiscalía.
8. Gestionar cualquier documento, físico o telemático, expediente, pieza de convicción, acto de comunicación, listados, y en general todo lo que salga de la Oficina Fiscal, de manera que se asegure que la salida es correcta y responde al Protocolo de Actuación, así como a los indicadores de control del servicio.
9. Prestar servicio de atención a la ciudadanía y a las y los funcionarios y profesionales a través de cualquiera de sus integrantes. Asesorar a la ciudadanía en materia de documentación y requisitos necesarios en materia de incapacidades y otros ámbitos.
10. La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles.
11. Gestionar las videoconferencias.

Estos servicios los llevarán a cabo los equipos de tramitación y los equipos generales de la Oficinas Fiscales que serán coordinados y gestionados por un gestor o gestora responsable, bajo la dirección del o de la Fiscal Jefe.

Sistema de Gestión de Calidad

Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es un instrumento organizativo de homogeneización de actividades operativas y sistematización de tareas, agrupadas en procesos de distinta naturaleza. Dichos procesos pueden estar definidos a través de uno o varios procedimientos. La finalidad del SGC es la mejora continua en la prestación del Servicio público de la Administración de Justicia en la CAE mediante la correcta planificación del mismo, su eficaz desempeño y el análisis de los resultados inherentes a tomas de decisión y ajustes.

El modelo de gestión de calidad aplicable a la Administración de Justicia en la CAE se adecua a la Norma Internacional GICA.

La organización de la Oficina Fiscal estará sujeta al sistema de gestión de calidad, del que forma parte el Manual de Procedimientos.

Las funciones y tareas a realizar por el personal de la Oficina Fiscal se identificarán siguiendo la metodología aplicada por el Gobierno Vasco en la Oficina Judicial. Esta metodología consiste en identificar los servicios que se han de prestar por la Oficina Fiscal y recogerlos en distintos procedimientos que conforman el Manual de Procedimientos. El Manual será aprobado por el Gobierno Vasco, y elaborado en estrecha colaboración con el Ministerio Fiscal y el propio personal destinado en las Oficinas Fiscales.