Desde la creación de los Registros Civiles en 1870 el mundo y la manera de interpretarlo ha cambiado de manera notable. La sociedad se encuentra más conectada que nunca, teniendo, con tan solo unos clics, la posibilidad de contactar con personas que se encuentran a miles de kilómetros de distancia o tener acceso a un sinfín de información que puede resultar útil para nuestro día a día. La ciudadanía se ha adaptado a esta nueva realidad y las administraciones públicas no podían ser menos. Es por ello, que los Registros Civiles comenzaron, entre finales del siglo XX e inicios del siglo XXI, un proceso de informatización de sus servicios.
El primer paso dentro de este proceso fue el desarrollo y la implantación de la aplicación informática INFOREG. Un sistema que sigue manteniendo el libro físico, pero deja a un lado la escritura a mano. Esta aplicación permite la gestión informatizada de la información, mejorando la accesibilidad del contenido y dando pie a la generación y consulta más rápida de certificados a través de la sede electrónica. El sistema INFOREG aún sigue vigente y tiene un papel muy importante, aunque va a ser sustituido por la aplicación DICIREG.
A finales del año 2022, los Registros Civiles de Euskadi comenzaron a incorporarse a este último sistema. Una plataforma que, entre otras muchas cuestiones, busca la digitalización total de los Registros Civiles, dejando a un lado los libros en papel, dando paso a los documentos en formato digital y rompiendo las barreras geográficas, impulsando la interoperabilidad entre los diferentes registros.
Mediante esta nueva estrategia, cambia también el foco de los Registros Civiles. “La idea antigua era territorio, la idea nueva es persona”, asegura el letrado de la Administración de Justicia y encargado del Registro Civil, Carlos Cordero Lozano. Esto se debe a la creación del denominado “Registro Individual”, que permite separar dos ideas que hasta la fecha habían permanecido siempre unidas: el individuo y su Registro Civil. A partir de la implantación de DICIREG la persona pasa al primer plano, con independencia de la localidad en el que se encuentre en cada momento.
(A la izquierda: Libro en sistema antiguo, escrito a mano. A la derecha: Libro en sistema INFOREG, impreso digitalmente)
En Euskadi, el primero en incorporarse a este sistema DICIREG fue el Registro Civil de Bilbao, junto a las oficinas colaboradoras de su mismo partido judicial. Más tarde, en abril de 2023, fue el turno de Vitoria-Gasteiz y de Donostia y ya posteriormente hicieron lo propio el resto de Oficinas Generales. Así, la Comunidad Autónoma de Euskadi quedó integrada al completo en esta nueva plataforma en la primera semana de julio, convirtiéndose a su vez en la primera comunidad del Estado en implantar completamente el sistema DICIREG.
Los beneficios de este nuevo sistema se podrán apreciar, sobre todo, en el futuro, ya que sólo las personas nacidas a partir de la creación de esta aplicación han sido inscritas en el Registro Civil individual. Esto supone que habrá que esperar bastantes años para poder disfrutar del total de los beneficios. Sin embargo, esta nueva fase del plan de digitalización de la Administración de Justicia abarca mucho más allá y trae consigo avances que beneficiarán en la actualidad tanto a las personas trabajadoras de los Registros Civiles, como a la ciudadanía.
Prueba de ello es que desde finales de 2023 la Administración de Justicia del País Vasco está inmersa en un proceso de digitalización de los libros de sus Registros Civiles, a través de un proyecto liderado por la viceconsejería del Gobierno Vasco. En concreto, en los próximos dos años está prevista la digitalización de más de 11.000 libros, de los cuales algunos de ellos se remontan hasta el año 1870. De esta manera, los libros pasarán a formato electrónico, agilizando los trámites administrativos y facilitando el trabajo de las personas profesionales.
(Visualización de un libro escrito a mano después de haber sido escaneado)
Además, una vez finalice el proceso y todos los libros del Estado estén digitalizados, se mejorará la conexión entre los registros. “Si una persona que nació, por ejemplo, en Soria hace 48 años y ahora vive en Bilbao nos solicitase su certificado de nacimiento, se lo podemos conseguir en Bilbao de forma inmediata. Si no está digitalizado, debe solicitarse un certificado en papel, que demora varios días”, explica Cordero Lozano.
Trabajo de escaneo
Una vez conocido el objetivo, es hora de profundizar en los trabajos de digitalización. Los libros son escaneados y de ellos se extraen unos metadatos que permiten clasificar la información para, posteriormente, facilitar la búsqueda en el archivo digital. Tras revisar que toda la información es correcta, esta se remite al Ministerio de Justicia, órgano que, vuelve a contrastar la información, para después cargar los documentos en INFOREG, a modo de paso intermedio hasta su definitiva carga en DICIREG.
La teoría parece sencilla, pero en ocasiones, la práctica no lo es tanto. Sobre todo, cuando los libros no se encuentran en las mejores condiciones. “Nos hemos encontrado con libros quemados. En la guerra, era uno de los objetivos preferidos para atacar, porque borrar los archivos de los Registros Civiles era como borrar la memoria histórica de un pueblo”, destaca Carlos Cordero Lozano.
Ante grandes problemas, grandes soluciones. Es por ello, que la incapacidad de rescatar información de esos archivos deteriorados se ha suplido mediante los archivos parroquiales. “Antaño todo el mundo se bautizaba, todo el mundo se casaba en la iglesia y todo el mundo era enterrado. Entonces, el archivo parroquial era un paralelo del Registro Civil. Gracias a ello se ha salvado la historia de muchos territorios”, explica el letrado Cordero Lozano. Pese a todo, en los casos en los que no se cuente con archivos parroquiales, la única solución posible es intentar descifrar la información de esos libros deteriorados, acudiendo, por ejemplo, a peritos, calígrafos y gente especializada.
(Visualización de un libro escrito a mano después de haber sido escaneado)
Además, existe también otra problemática, que sucede en los pueblos antiguos que pasaron a ser un barrio de otro pueblo más grande. En esos casos, encontrar los archivos en los pueblos ya desaparecidos, requiere de “una labor detectivesca”, debido a que el pueblo en el que figuraban no existe ya en la actualidad. Aparte de ello, es necesario también notificar dicho cambio.
Una vez se termine con el proceso de escaneo y digitalización, una serie de libros se enviarán, como muestra, al archivo territorial, que cuenta en cada territorio con una especie de “archivo histórico-artístico”, como fondo patrimonial que nunca será destruido.
Avance del proyecto
La realización de estos trabajos evidencia la clara apuesta de la Viceconsejería de Justicia del Gobierno Vasco hacia el proyecto del Ministerio de Justicia por la modernización del Registro Civil. “Euskadi va muy bien. Está muy empeñada en hacerlo bien. Es un servicio público que quiere asumir y dar una muy buena imagen a la ciudadanía”, asegura Carlos Cordero Lozano, letrado de la Administración de Justicia y encargado del Registro Civil.
Pese a ello, no todos los territorios del estado siguen el mismo ritmo y el proyecto avanza “lentamente” a nivel general. Esto se debe, en gran medida, a que se trata de un proceso costoso en lo que a cuestiones económicas se refiere. Es en este punto en el que entra en juego la participación de la Unión Europea, que gracias sus fondos, financian este proyecto, permitiendo así la digitalización de la Administración de Justicia de Euskadi.
(Libros del Registro Civil de Bilbao)
Una vez todos los libros del estado se encuentren digitalizados, el trabajo de las personas funcionarias se facilitará y se agilizarán a su vez todos los trámites. Pero, hasta entonces, las personas profesionales deberán seguir acudiendo y modificando tanto los archivos antiguos, como los nuevos. “La coexistencia de los sistemas antiguos (el libro en papel e INFOREG) con el nuevo (DICIREG), está generando lentitud en la prestación del servicio público, porque la persona funcionaria tiene que estar constantemente capturando datos de los libros viejos para pasarlos al nuevo sistema DICIREG, y ello implica emplear mucho tiempo y diversos procedimientos para poder practicar un solo asiento”, explica Cordero Lozano.
Es por ello que Carlos Cordero Lozano considera que era “absolutamente necesaria” la elaboración de este proceso de digitalización. “La vinculación del Registro al territorio era necesaria históricamente, porque no había tecnología y tenía que ser así, pero ahora está la red. Ahora, la persona está por encima de todo, con independencia del territorio en el que se encuentre en cada momento”.
